Réservation : la réservation se fait via ce site, dans la rubrique “Inscriptions”. Une fois le formulaire saisi et “envoyé”, vous recevez automatiquement par mail un accusé de réception contenant le bulletin d’inscription en pièce jointe (PDF).

Confirmation d’inscription : il vous suffit d’imprimer ce document PDF, de compléter les options si besoin, de le signer et de nous le retourner :

– soit par voie postale accompagné d’un chèque bancaire ou postal du montant suivant :
– l’acompte (300 € par séjour et par enfant),
– l’adhésion à l’Association (15 € à régler une seule fois par famille et pour l’année civile),
– le montant de l’assurance annulation si vous souhaitez y souscrire, à calculer vous mêmes : 4 % du coût du séjour hors adhésion.

– soit par mail en versant par virement bancaire l’acompte, l’adhésion et éventuellement l’assurance annulation (les coordonnées IBAN sont indiquées sur le PDF que vous avez reçu).

Une fois votre courrier reçu (ou votre mail et votre virement bancaire), nous vous enverrons par mail un accusé de réception vous confirmant l’inscription de votre enfant.

Attention :
– la réservation sur le site ne correspond pas à une confirmation d’inscription. Nous bloquons la place quelques jours le temps que votre courrier (ou votre mail) nous arrive. Passé ce délai, la place peut être remise à disposition d’autres familles.
– Pour une inscription à 15 jours ou moins d’un séjour, il vous sera demandé de régler l’intégralité du séjour.

Modes de paiement :
– par virement bancaire,
– par chèque bancaire ou postal, à libeller à l’ordre de l’Association IMAGINE,
– par chèques vacances ANCV (ne pas remplir la partie “coordonnées du prestataire”, envoi en recommandé avec AR vivement conseillé),
– en espèces (nous consulter).

Paiement échelonné : vous avez la possibilité d’échelonner votre paiement. Il vous suffit de nous envoyer plusieurs chèques (avec au dos la date souhaitée pour l’encaissement). Attention : le séjour doit être intégralement payé 15 jours avant le départ.

Vous recevez ensuite, environ deux mois avant le séjour, le dossier complet, comprenant la fiche d’inscription, la fiche de renseignements médicaux, les informations concernant le voyage, la liste des affaires et vêtements à emporter, ainsi qu’une circulaire vous précisant le projet du séjour et vous donnant diverses informations. Vous recevez également le code d’accès qui vous permettra de visualiser les reportages photos sur le site internet de l’association pendant le séjour.

Le dossier complet est à nous retourner accompagné du solde du séjour avant la date limite indiquée. Nous vous demandons, pour des questions d’organisation, de respecter cette date limite. Si le délai est dépassé, nous ne garantissons plus la place sur le séjour et l’inscription peut alors être annulée conformément aux conditions d’annulation. A réception de votre dossier, vous recevez à nouveau un accusé de réception.

Les tarifs des séjours présentés sur nos plaquettes ou sur ce site sont “tout compris”. Ils incluent l’hébergement, la pension complète, les activités, le transport, les déplacements pendant le séjour, l’encadrement, l’assurance responsabilité civile et rapatriement.

Il est toujours possible de déposer (et/ou de reprendre) un enfant sur place. Pour les séjours avec voyage en TGV, une réduction pourra vous être appliquée.

L’adhésion à l’association a été fixée à 15 euros pour l’année 2019 par famille pour les particuliers (à régler une seule fois quelque soit le nombre de séjours réservés) et à 85 euros pour les collectivités.

L’Association IMAGINE est assurée en responsabilité civile. Pour chaque participant à un séjour, nous souscrivons une responsabilité “individuelle accident” et une garantie rapatriement.

Toutefois, nous vous conseillons de vérifier que vous possédez également ce type d’assurance pour votre enfant. Extrait du code de l’action sociale et des familles, art L 227-5 : “[…] les personnes organisant l’accueil des mineurs mentionnés à l’article L 227-4 sont également tenues d’informer les responsables légaux des mineurs concernés de leur intérêt à souscrire un contrat d’assurance couvrant les dommages corporels auxquels peuvent les exposer les activités auxquelles ils participent […]”

Il vous est possible de souscrire une assurance annulation pour les séjours de vacances de vos enfants.

Cette garantie représente un coût de 4 % du séjour (hors adhésion).

Si vous souhaitez y souscrire, vous devez ajouter au montant de l’acompte le coût de l’assurance que vous aurez calculé vous-mêmes.

Attention :
– La garantie annulation interviendra à partir du 1er mai 2019 et prendra le relais des conditions d’annulation classiques d’annulation.
– La garantie annulation ne peut pas être souscrite dans les 15 jours précédant le début du séjour. La date prise en compte est la date de réception de votre courrier de confirmation (ou de votre mail et du virement bancaire de l’acompte).

Conditions d’octroi de la garantie :

La garantie pourra être mise en œuvre dans tous les cas où l’annulation aura été justifiée par :

1. le décès :
a – du participant lui-même, de son conjoint, de son concubin ou de son partenaire dans le cadre d’un pacte civil de solidarité (Pacs), de ses ascendants ou descendants en ligne directe ;
b – de la personne figurant sur le même bulletin d’inscription que le participant ;
c – des frères, des sœurs, des beaux-frères ou des belles-sœurs, des gendres, des belles-filles du participant.

2. Une maladie médicalement constatée ou un accident corporel subi, y compris lors d’un attentat, entraînant l’impossibilité de quitter la chambre pendant une durée minimum de huit jours des personnes ci-dessus énumérées, à l’exception de celles mentionnées en 1. c.

3. La destruction accidentelle des locaux professionnels ou privés occupés par le participant propriétaire ou locataire, survenue après la souscription du contrat et nécessitant impérativement sa présence sur les lieux du sinistre le jour du départ.

4. Le licenciement économique :
– du participant, de son conjoint, de son concubin, ou de son partenaire dans le cadre d’un pacte civil de solidarité (Pacs) ;
– du père ou de la mère ou de la personne ayant fiscalement à charge le participant mineur.

La garantie ne s’exerce pas au cours du séjour.
L’adhésion à l’Association n’est pas couverte par la garantie.

Formalités de déclaration :

Le participant ou ses ayants droit sont tenus, sous peine de déchéance :
– d’aviser, dans les 10 jours suivant la survenance de l’événement, l’association sociétaire, verbalement contre récépissé, ou par écrit ;
– de transmettre à l’association sociétaire tous les justificatifs nécessaires à la constitution du dossier ;

Toute fausse déclaration intentionnelle de l’assuré, sur la date, les circonstances ou les conséquences apparentes d’un événement garanti, entraîne la perte de tout droit à indemnité.

Vous recevez par mail, avec le dossier d’inscription votre décompte financier.

Nous pouvons, sur demande, vous permettre de régler le séjour en plusieurs fois : dans ce cas, vous pouvez établir autant de chèques que de mois séparant l’inscription du séjour. Le séjour doit être entièrement réglé 15 jours avant le départ.

Attention : pour une inscription à 15 jours ou moins d’un séjour, il vous sera demandé de régler l’intégralité du séjour.

Nous sommes agréés :
– Chèques vacances ANCV,
– CAF du Nord (dispositif VACAF)
– CAF du Pas-de-Calais (tickets colonies).

Nous pouvons prendre en charge les aides des comités d’entreprises et des municipalités. Nous pouvons vous fournir une facture sur simple demande.

Attention : les aides de la CAF ne peuvent intervenir en règlement d’un acompte.

Nous vous conseillons d’envoyer les chèques vacances ANCV par courrier recommandé avec accusé de réception.

Il se peut que, pour des raisons indépendantes de notre volonté (conditions météorologiques défavorables, défection d’un prestataire…), nous soyons amenés à modifier, à remplacer ou annuler certaines activités. Dans tous les cas, une activité sera remplacée par une autre et il ne pourra pas y avoir de remboursement.

En cas d’annulation d’une inscription de votre fait, et quelqu’en soit le motif, si celle-ci intervient :

– à plus de 60 jours du départ, nous retiendrons une somme de 60 euros,
– entre 30 et 59 jours du départ, c’est l’acompte qui sera retenu*,
– entre 10 et 29 jours du départ, nous retiendrons 50% du tarif du séjour*,
– entre 6 et 9 jours du départ, nous retiendrons 75% du tarif du séjour*,
– à moins de 3 jours du départ ou si l’enfant ne se présente pas le jour du départ, nous retiendrons 100% du prix du séjour*.

* Il vous est possible de souscrire à l’assurance annulation (voir rubrique précédente).

Si vous écourtez le séjour de votre enfant de votre propre initiative, aucun remboursement ne sera accordé. Tout séjour commencé est dû en entier.

En cas d’interruption du séjour due à un accident ou une maladie, nous vous rembourserons au prorata des jours restants, diminués des frais de dossier de 60 euros, des coûts de transport et des frais fixes tels que les coûts liés à l’encadrement…

Respect des règles de vie : tout manquement grave à la discipline ou non respect de la législation française sera signalé aux parents ou tuteur légal. L’exclusion d’un séjour pourra être prononcée. Dans ce cas, aucune somme ne sera remboursée et les frais occasionnés par le retour du jeune seront à la charge de la famille ou du tuteur légal.

Si l’annulation du séjour est prononcée par l’Association, celle-ci s’engage à rembourser aux familles les sommes versées pour le séjour correspondant.

Dans tous les cas, l’adhésion reste acquise à l’Association.

Tous les centres que nous utilisons ont reçu un agrément de la part des services du Ministère de Cohésion sociale (anciennement Jeunesse et Sports). Par ailleurs, chacun de nos séjours fait l’objet d’une déclaration et d’un enregistrement auprès de ces services, avec lesquels nous sommes en contact régulier.

Par ailleurs, durant les séjours, des visites d’inspections sont organisés par différentes autorités, que ce soit la direction départementale de la Cohésion sociale, les services vétérinaires ou la DDASS.

Notre Association est assurée auprès de la MAIF collectivités de Lille.